El buen administrador es el que optimiza los ingresos y racionaliza el gasto, equilibrando las necesidades y los costes. Y además, es transparente en su gestión.
El Administrador de fincas es un profesional cualificado, con conocimientos jurídicos, económicos y técnicos, adquiridos tras una formación especial universitaria y habilitado legalmente, que le capacita para la administración de fincas urbanas y rústicas propiedad de terceros. El ejercicio profesional comprende todas las funciones conducentes al gobierno y conservación de los bienes encomendados y en su caso, a la obtención del rendimiento económico adecuado. Es pues un profesional independiente, sujeto a las normas colegiales como garantes de la eficacia y responsabilidad en el ejercicio de sus funciones, que administra elementos comunes de las comunidades de propietarios.
Administrar fincas pues, es gestionar asuntos ajenos y precisamente, para garantizar una adecuada defensa de los intereses de los copropietarios, se debe exigir una adecuada formación y preparación, por eso algunos llaman a los administradores gerentes de comunidades.
El campo de actuación comprende todo el sector inmobiliario, bien se trate de inmuebles rústicos o urbanos, en régimen de explotación directa, arrendamiento, propiedad horizontal o cualquier otro; así como la administración de cooperativas de viviendas y comunidades de propietarios para la construcción de sus viviendas, centros comerciales, oficinas, campos y puertos deportivos, urbanizaciones con servicios, instalaciones y anejos comunes; entidades colaboradoras de la gestión urbanística y, en general, cuantos cometidos guarden relación con la administración de bienes inmuebles.
Independientemente de su formación y de una buena gestión, el Administrador de Fincas, a través de sus Colegios, tiene concertado un seguro de responsabilidad civil en la que pudiera haber incurrido por omisión o negligencia en su actuación profesional.
Al margen de estas garantías, los Colegios ejercen su actividad disciplinaria cuando la actuación de sus profesionales se aparta de las normas profesionales o deontológicas.
El administrador, es un profesional ajeno a la Comunidad, que por el volumen de fincas gestionadas y su contacto con las empresas suministradoras (ascensores, limpiezas, jardinería, mantenimiento, vigilancia, extintores, seguros…) puede obtener para las Comunidades unos precios reducidos que en una negociación individual sería imposible conseguir. En algunos casos, obtenemos hasta descuentos del 30% sobre la tarifa de productos y servicios, por ello no sale caro contar con un administrador profesional, porque entre sus funciones está la de ahorrar en otros productos y servicios dada su capacidad de negociación. El administrador trabaja para tenerlo todo bajo control y que los vecinos no tengan que preocuparse por los temas de la finca.
Cada día más, la administración de un edificio o urbanización es una tarea compleja, que requiere la intervención de profesionales especializados que presten sus servicios a las Comunidades, ahorrando así una ingrata labor al presidente o a los vecinos responsables. La convivencia entre los vecinos e inquilinos sale ganando de forma directa, dado que se evitan los roces e incomprensiones que genera la gestión directa por parte de los mismos vecinos. También el administrador es un mediador para resolver conflictos entre la comunidad y los mismos copropietarios. Su figura puede acercarse al arbitraje en relación a los asuntos de comunidad.
La organización interna de nuestra empresa nos permite ofrecer a todos nuestros clientes una atención personalizada a través de la figura del coordinador/supervisor. Esta persona es la interlocutora con los responsables de la Comunidad. Asiste a las Juntas, tanto ordinarias como extraordinarias y hace un seguimiento continuo de la actividad cotidiana de la finca.
El ejercicio profesional comprende todas las funciones conducentes al gobierno y conservación de los bienes encomendados, la obtención del rendimiento adecuado y al asesoramiento de las cuestiones relativas a los bienes inmuebles. En el desarrollo de estas funciones, el Administrador está facultado para realizar cuantos actos de administración y gestión sean necesarios, con observancia de las normas legales aplicables, la costumbre y la prudencia, sin otras limitaciones que las expresamente recibidas del titular de los bienes y aquéllas otras atribuidas en exclusiva a otras profesiones.
Así, en la administración de fincas arrendadas, se ocupa desde la selección del arrendatario, redacción y firma del contrato, constitución de la fianza, obtención de la cédula de habitabilidad, cobro de la renta, actualización de la misma, repercusiones, pago de los gastos e impuestos, incluido el IVA, aplicación de retenciones sobre el IRPF, gestionar el traspaso de locales comerciales, atender las obras de reparación y mejora, en su caso, y las obligaciones derivadas de las relaciones laborales con empleados del inmueble; liquidación al propietario, hasta la gestión sobre los morosos o asesoramiento sobre cualquier cuestión o incidencia en el arrendamiento.
En la gestión de comunidades de propietarios, le corresponden las obligaciones fijadas en el Art. 20 de la LPH ( velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios; preparar el plan de gastos e ingresos; atender a la conservación y entretenimiento de la casa; ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros; actuar, en su caso, como Secretario de la Junta, custodiando la documentación; y todas las demás atribuciones que le confiera la Junta) pero, al margen de las mismas, debe asesorar a la comunidad, controlar los proveedores, dar cuenta de siniestros a las compañías de seguros; ocuparse de las relaciones laborales con los empleados de la finca, aplicando las normas de convenio y las modalidades contractuales más favorables, practicando las liquidaciones de la Seguridad Social y las que fiscalmente procedan; llevar una adecuada contabilidad; advertir sobre la morosidad; y una función, quizá de las más importantes, que es el mantenimiento de la convivencia entre los componentes de la comunidad.
Cuando actúa como Secretario de la Comunidad, que es casi en todos los casos, de acuerdo con el Presidente debe convocar la Junta, asistir a la reunión, que normalmente dirige, redactar el acta y practicar las notificaciones que procedan.
- Constitución de Comunidad, para aquellas fincas que los requieran.
- Legalización del Libro de Actas de la Comunidad.
- Inscripción de la finca en la Delegación de Hacienda correspondiente y realización de los trámites necesarios para conseguir la concesión de su CIF.
- Emisión y gestión de cobro de los recibos mensuales, correspondientes al Presupuesto ordinario como extraordinario. Los recibos en gestión de cobro bancario son enviados al banco a través de Internet, abaratando sensiblemente los costes para la comunidad.
- Control y pago de todas las obligaciones económicas de la comunidad de carácter periódico y regular, así como otras de carácter excepcional que la Comunidad encomiende y que serán autorizadas por el Presidente de la Comunidad al objeto de mantener un correcto funcionamiento de todos y cada uno de los servicios del inmueble.
- Envío mensual al Presidente de la Comunidad de un extracto contable, detallando los gastos e ingresos realizados durante el mes.
- Liquidación anual de gastos e ingresos, detallando todos los gastos, agrupados por partidas, y distribuidas en función de los correspondientes coeficientes de reparto, y detallando los ingresos por los diferentes conceptos de emisión, con mención de los saldos, individualizados, resultantes, enviando copia a todos los propietarios.
- Elaboración del Presupuesto anual de gastos.
- Confección de las convocatorias a Juntas Generales, Ordinarias y Extraordinarias; con asistencia a dichas Juntas de personal especializado de ASELEGAL Consultores.
- Tenemos a disposición de nuestras Comunidades 1 Sala de Juntas.
- Redacción y envío, a todos los propietarios, de las actas de las Juntas de la Comunidad y trascripción al Libro de Actas.
- Asesoramiento laboral, confección y pago de nóminas y seguros sociales de los empleados de la comunidad, así como las declaraciones de I.R.P.F.
- Disponemos de medios técnicos y humanos para el mantenimiento y conservación que pueda necesitar su Comunidad, los servicios que se presten serán facturados aparte, igualmente, solicitaremos y tramitaremos todo tipo de presupuestos para las obras a realizar en el edificio. Los Informes, Certificados Técnicos y Facultativos serán facturados aparte.
- Contamos con un equipo de Letrados, especializados en Propiedad Horizontal al servicio de nuestras Comunidades de Propietarios, destinado a la defensa jurídica en general. Los Servicios que se presten serán bonificados para la comunidad.
- Gestionamos la tramitación de siniestros, que puedan acontecer en su Comunidad, con la compañía aseguradora de la Comunidad, realizando un seguimiento continuo, hasta su total resolución.
Y en general cualquier otro servicio relacionado con el buen funcionamiento de su comunidad.
Cuando se inicia una Comunidad es imprescindible realizar una serie de gestiones y trámites administrativos de los que obviamente nos encargamos:
1. Adquisición de Libro de Actas y Legalización en el Registro de la Propiedad.
2. Apertura de la cuenta bancaria de la Comunidad en las mejores condiciones del mercado.
3. Solicitud de varios proyectos de seguros para que elija el Presidente o la Junta el más ventajoso.
4. Obtención del C.I.F. de la Comunidad ante la Administración de Hacienda.
5. Contratación de los servicios necesarios (limpieza, jardinería, mantenimiento, socorrista piscina, etc...), así como en su caso del personal necesario.
6. Redacción de los Estatutos y Normas de Régimen Interior para su presentación a la Junta.